Datenschutzrichtlinie

nubana AG (nachfolgend "nubana") erhebt Personendaten über die die nubana Software (nachfolgend "Applikation") benutzenden Kindertagesstätten, deren Personal, die betreuten Kinder sowie deren Erziehungsberechtigten. Diese Personendaten werden von nubana in Übereinstimmung mit dem schweizerischen Datenschutzgesetz (nachfolgend "DSG") bearbeitet. Die nachfolgende Datenschutzrichtline beschreibt Art und Umfang der Datenbearbeitung.

1. Erfasste Personendaten

Der Begriff "Personendaten" umfasst sämtliche Daten, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Bei der Benutzung der Applikation werden insbesondere folgende, freiwillig in der Applikation erfassten Daten bearbeitet:

1.1 Von den Kindertagesstätten und deren Personal übermittelte Daten

Die Kindertagesstätte bzw. deren Personal übermitteln bei der erstmaligen Anmeldung zur Nutzung der Applikation und während deren Nutzung Personendaten, welche im Rahmen des Betreuungsauftrags der Kindertagesstätte notwendig sind. Solche Daten umfassen insbesondere Kontaktangaben (wie zum Beispiel Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mailadresse und Authentifizierungsmerkmale) von Personal, Kindern, Erziehungsberechtigten und Abholberechtigten, ggf. AHV-Nr. der Erziehungsberechtigten, Geschlecht und Geburtsdatum der Kinder, Termine bzw. Kalenderdaten in Bezug auf den Betreuungsalltag, Informationen zum Tagesablauf, allfälligen Krankheiten, Allergien (inkl. notwendige Medikationen) oder gesundheitlichen Problemen und zu spezifischen Interessen, Gewohnheiten und Entwicklungen der Kinder sowie Fotos und Videos der Kinder.

1.2 Von den Erziehungsberechtigten übermittelte Daten

Personendaten werden auch erhoben, indem die Erziehungsberechtigten diese bei der erstmaligen Anmeldung zur Nutzung der Applikation und während deren Nutzung erfassen. Solche Daten umfassen insbesondere Kontaktangaben (wie zum Beispiel Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mailadresse und Authentifizierungsmerkmale) von Kindern, Erziehungsberechtigten und Abholberechtigten, ggf. AHV-Nr. der Erziehungsberechtigten, Geschlecht und Geburtsdatum der Kinder, Termine bzw. Kalenderdaten, Impfstatus, Informationen über allfällige Krankheiten, Allergien (inkl. notwendige Medikationen) oder gesundheitliche Probleme und zu spezifischen Interessen und Gewohnheiten der Kinder sowie Fotos der Kinder und Erziehungsberechtigten.

1.3 Allgemeine Nutzungsdaten

Bei Nutzung der Applikation werden automatisch allgemeine technische Besuchsinformationen protokolliert. Es handelt sich dabei um folgende Informationen: IP-Adresse, Browser-Typ, Datum und Uhrzeit.

2. Zweck der Datenbearbeitung

nubana bearbeitet die Personendaten, um die Nutzung der Applikation in dem von den Kindertagesstätten bzw. deren Personal und den Erziehungsberechtigten gewünschten Umfang sicherzustellen. Insbesondere werden die Daten zum Zweck des Informationsaustausches zwischen den Kindertagesstätten bzw. deren Personal und den Erziehungsberechtigten bearbeitet. Zudem bearbeitet nubana Daten, um die Benutzung und den Zugang zu der Applikation zu managen sowie um die Leistungsfähigkeit des Angebots und der Funktionen zu überwachen und zu verbessern.

3. Zugriffsrecht und Weitergabe der Personendaten3.1 Im Verhältnis zwischen Kindertagesstätte bzw. deren Personal und Erziehungsberechtigten

Die Applikation bezweckt den Informationsaustausch zwischen Kindertagesstätten bzw. deren Personal und den Erziehungsberechtigten. Entsprechend haben die jeweiligen Erziehungsberechtigten Zugriff auf die von den Kindertagesstätten und deren Personal erfassten Daten bezüglich ihren Kindern und Kindertagesstätte bzw. deren Personal umgekehrt auf die von den Erziehungsberechtigten erfassten Daten.

Die Verantwortung für die rechtmässige Erfassung, Nutzung, Bearbeitung und Weitergabe der Personendaten eines Kindes durch die Kindertagesstätte bzw. deren Personal oder durch die Erziehungsberechtigten verbleibt bei den Erfassern dieser Daten. Sollten einzelne Erziehungsberechtigte mit der vorgesehenen Datenbearbeitung durch nubana nicht einverstanden sein, ist die Kindertagesstätte bzw. deren Personal dafür verantwortlich, die betreffenden Daten der Erziehungsberechtigten und deren Kinder nicht in der Applikation zu erfassen und/oder für deren Löschung besorgt zu sein.

3.2 Im Verhältnis zu Dritten

Zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten und im Rahmen des vorstehenden Zwecks der Datenbearbeitung kann nubana sodann die Personendaten an Dritte in der Schweiz und der EU weitergeben, welche die Personendaten ausschliesslich im Auftrag von nubana bearbeiten (insbesondere an IT Service Provider (Hosting) oder Softwareentwickler).

Bei der Weitergabe der Personendaten stellt nubana sicher, dass der Empfänger der Daten ein gleichwertiges Datenschutzniveau wie nubana gewährleistet und zur Vertraulichkeit verpflichtet ist.

4. Rechtsgrundlage der Datenbearbeitung

nubana bearbeitet die Personendaten um ihre vertraglichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Applikation zu erfüllen (Art. 4 Abs. 3 und Art. 13 Abs. 2 lit. a DSG) sowie basierend auf der Einwilligung der betroffenen Personen bzw. deren gesetzlicher Vertreter (Art. 4 Abs. 5 DSG). Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

5. Speicherung der Personendaten

Die Personendaten werden ausschliesslich in der Schweiz oder der EU gespeichert. Die Erziehungsberechtigten haben aus der Schweiz oder vom Ausland Zugriff auf die Personendaten, sodass diese selber entscheiden können, wo sie die Daten bearbeiten. Den Kindertagesstätten und deren Personal wird es vertraglich untersagt, die Daten ausserhalb der Schweiz zu bearbeiten, insbesondere auf die Daten vom Ausland zuzugreifen.

6. Dauer der Speicherung

nubana bearbeitet die Personendaten solange die Applikation von den Erziehungsberechtigten und der Kindertagesstätte bzw. deren Personal genutzt wird, höchstens 5 Jahre.

Läuft der Betreuungsvertrag zwischen der Kindertagesstätte und den Erziehungsberechtigten aus, trägt die Kindertagesstätte bzw. deren Personal die Verantwortung dafür, dass die Löschung der Daten bei nubana verlangt wird. Auf Verlangen stellt nubana die Personendaten bezüglich ihrer Kindern den Erziehungsberechtigten in geeigneter elektronischer oder physischer Form zur Verfügung.

7. Datensicherheit

nubana verpflichtet sich, die erforderlichen organisatorischen und technischen Massnahmen gemäss anerkannten IT-Standards zu treffen, um die in der Applikation gespeicherten Personendaten gegen unbeabsichtigte, rechtswidrige oder unberechtigte Manipulation, Löschung, Veränderung, Zugriff, Weitergabe oder Benutzung und gegen teilweisen oder vollständigen Verlust zu schützen. Die von nubana eingesetzten Server können in der Schweiz oder in der EU stehen. Die Verbindung zu den Servern erfolgt mittels SSL-Verschlüsselung. Es werden regelmässige Sicherungen der Daten durchgeführt (Backup).

Die Kindertagesstätten bzw. deren Personal und die Erziehungsberechtigten sind ebenso verpflichtet, die in ihrer Macht stehenden Massnahmen zu treffen, um unbefugten Personen den Zugang zu den Personendaten zu verwehren. Dazu gehören insbesondere, jedoch nicht abschliessend: Die Zuteilung und Verwaltung der Benutzerrechte für die Applikation, geeignete Massnahmen, um den physischen Zugang zu den Geräten, auf denen die Applikation installiert ist, zu verhindern, Geheimhaltung der Passwörter sowie zeitnahe Aktualisierungen der Gerätesoftwares und Browserversionen.

8. Auskunft, Korrektur und Löschung

Die Kindertagesstätte bzw. deren Personal und die Erziehungsberechtigten haben jederzeit das Recht zu erfahren, welche sie bzw. ihre Kinder betreffende Daten bei nubana gespeichert sind, und diese löschen oder korrigieren zu lassen. Die Einwilligung zur Datenbearbeitung kann widerrufen oder eingeschränkt werden. nubana weist aber darauf hin, dass bei Widerruf oder Einschränkung der Einwilligung zur Datenbearbeitung die Nutzung der Applikation beeinträchtigt oder verunmöglicht wird. Im Falle einer Korrektur oder Löschung von Daten ist nubana berechtigt, dies den betroffenen Kindertagesstätten bzw. deren Personal oder den betroffenen Erziehungsberechtigten mitzuteilen.

9. Kontakt

Fragen zur Datenbearbeitung sowie Auskunfts-, Korrektur- und Löschungsbegehren sind per E-Mail an datenschutz@nubana.ch zu stellen.